Essa é provavelmente a pergunta mais digitada no Google por quem está pensando em tirar a empresa da planilha. E é também a que tem as respostas mais evasivas. Vamos tentar fazer diferente aqui: explicar de verdade por que não existe tabela de preço, o que define o custo e, principalmente, como você se protege na hora de avaliar uma proposta.
Por que ninguém publica preço
Não é estratégia de vendas. É que "sistema sob medida" descreve uma categoria, não um produto. É como perguntar quanto custa uma reforma: depende se é pintar uma parede ou derrubar três.
Um controle de ordens de serviço com meia dúzia de telas e um ERP completo com estoque, financeiro, faturamento e integração fiscal são ambos "sistemas sob medida", com uma ordem de grandeza de diferença entre eles. Qualquer número publicado seria mentira para um dos dois casos.
O que dá para fazer, e fazemos neste artigo, é abrir os fatores que movem o preço. Com eles, você consegue estimar se o seu projeto é uma parede ou uma casa.
Os 5 fatores que definem o custo
1. A quantidade de processos cobertos. Cada área que o sistema atende (vendas, estoque, financeiro, produção) adiciona telas, regras e casos de exceção. É o fator que mais pesa. Por isso a dica mais valiosa deste artigo: comece pelo módulo que mais dói, não pelo sistema completo.
2. As integrações. O sistema vai conversar com o ERP que já existe? Importar notas fiscais? Puxar dados de planilhas legadas? Integração é trabalho invisível: o usuário não vê, mas é onde mora boa parte da engenharia (e do valor, porque é ela que mata a digitação dupla).
3. As regras do seu negócio. Uma tabela de comissão simples é uma coisa. Uma comissão que varia por produto, por meta, por prazo de pagamento e por região é outra. Quanto mais específica a regra, mais sob medida o sistema precisa ser. O lado bom: é exatamente aí que o sistema pronto de prateleira falha e o sob medida se paga.
4. Os dados que já existem. Migrar cinco anos de histórico de planilhas para o sistema novo tem custo. Às vezes vale a pena, às vezes é melhor começar limpo e manter o histórico para consulta. É uma decisão de projeto, e uma boa proposta discute isso com você.
5. Relatórios e visões. Todo sistema tem os dados. A diferença está em quantas formas de enxergá-los a diretoria precisa: painéis, indicadores, exportações, PDFs. Cada visão é construída.
Sob medida x prateleira: a conta certa
A comparação justa não é "preço do projeto x mensalidade do software pronto". É custo total x aderência ao processo.
O software de prateleira cobra menos na entrada e para sempre na mensalidade, e por definição atende o processo médio do mercado. Se o seu processo é padrão, ótimo: prateleira provavelmente é a resposta certa, e um bom fornecedor sob medida vai te dizer isso no diagnóstico.
O sob medida custa mais na entrada, e em troca o sistema é seu, moldado no seu processo, sem mensalidade por usuário e sem obrigar a empresa a trabalhar do jeito que o software impõe. A conta fecha quando o seu processo é justamente o que diferencia a sua empresa, ou quando a prateleira te obrigaria a manter meia operação nas planilhas de sempre.
As perguntas que protegem você
Independentemente de com quem você fale (inclusive com a gente), leve estas perguntas para a conversa:
- O que exatamente está incluído no escopo? Peça a lista de módulos e funcionalidades por escrito. "Sistema de gestão" sem detalhamento é cheque em branco.
- O que acontece depois da entrega? Suporte, correções e evolução: como funcionam e quanto custam. Sistema sem acompanhamento vira abandonware.
- Posso começar menor? Desconfie de quem só vende o pacote completo. O projeto saudável entrega valor em etapas, e cada etapa valida a próxima.
- De quem é o sistema no final? Entenda o que acontece se vocês se separarem no futuro.
- Vou ver o sistema durante a construção? Entregas acompanhadas evitam a surpresa do "não era isso que eu pedi" no final.
O resumo honesto
O custo de um sistema sob medida é função do tamanho do problema que ele resolve. Problema pequeno, projeto pequeno. E o jeito certo de descobrir o tamanho do seu problema não é chutar: é mapear o processo, ver onde a equipe perde tempo e quanto isso custa por mês.
Essa conta, aliás, costuma ser a parte mais reveladora do diagnóstico: na maioria das empresas que atendemos, o custo mensal do trabalho manual (horas de digitação, conferência e retrabalho) já pagava o sistema. Só que ninguém tinha somado.